Medidas y aplicación en la contratación

Medidas de aplicación en la contratación de servicios TIC

Las medidas que deberán observarse en el nuevo modelo de contratación de servicios TIC se estructuran en cuatro ejes de actuación:

Nuevo modelo de relación

La visión tradicional de la acción de la Administración se basa en el ejercicio de la autoridad de acuerdo con la legitimidad que la ley y el ordenamiento jurídico le confieren. Así, el procedimiento administrativo (y, por lo tanto, también la contratación pública) se ha concebido como un proceso cerrado y extremadamente regulado. Esta concepción ha comportado un modelo de Administración que muchas veces actúa de manera intervencionista y autoritaria (en el sentido de actuar con procedimientos unilaterales y con una posición de fuerza).

Con respecto a la contratación pública, esta unilateralidad ha tenido como resultado lo siguiente:

Adquisición de productos y servicios poco innovadores y alejados de la vanguardia del mercado como resultado de la necesidad de determinar, de manera previa a su adquisición o adjudicación, todos los requerimientos y funcionalidades del servicio o producto.
Procedimientos largos y complejos con una alta carga administrativa (y, por lo tanto, unos costes importantes para los proveedores), que se han convertido en una barrera de acceso a la contratación pública por parte de las pequeñas empresas.
Contratos muy detallados y regulados con una gran rigidez, que dan muy poco margen a la adaptación a posibles cambios en las circunstancias o el contexto durante su ejecución. Sin embargo, este paradigma está cambiando. Las principales líneas de actuación que se están impulsando desde el Ayuntamiento para hacer efectivo este nuevo marco relacional y contractual son las que se explican a continuación.

Consultas preliminares

El actual marco legal contempla la posibilidad de iniciar un diálogo entre los poderes adjudicadores y el mercado antes del inicio del expediente de contratación. El objetivo es conocer y hacer prospección de las soluciones que ofrece al mercado para cubrir las necesidades objeto del contrato.

La participación del mercado en la fase de preparación del contrato presenta una serie de ventajas en relación con el modelo tradicional de contratación. Concretamente, las siguientes:

Permite al mercado una mejor y más profunda comprensión de las necesidades de la Administración y posibilita, por lo tanto, que las soluciones propuestas se ajusten mejor tanto en precio como en calidad a lo que la Administración requiere.
Permite incorporar las últimas innovaciones existentes en el mercado, los últimos estándares abiertos y de software libre que pueden ser desconocidos por parte de la Administración, especialmente en sectores con gran dinamismo como ocurre en el ámbito de las tecnologías y los sistemas de información.
Se trata de un modelo de contratación con más colaboración entre las partes, lo que facilita un acercamiento de la Administración a la realidad del mercado.

Apertura del mercado

Modelo de relación más abierto y transparente con el sector TIC, con procesos de compra más sencillos, eficientes y accesibles para aligerar la burocracia y reducir los costes de acceso a la contratación pública.

Por ejemplo, hacer uso de modalidades de licitación como las basadas en acuerdos marco o la subasta electrónica, que permiten una simplificación del procedimiento de contratación pública, con el objetivo de hacerla más accesible y menos costosa para los licitadores.

El procedimiento de licitación con negociación también permite el imprescindible contacto directo entre las empresas y el órgano de contratación, garantizando la igualdad de trato, para definir y adecuar las ofertas del mercado y las necesidades municipales.

Los procedimientos complejos se pueden convertir en barreras para el acceso a la contratación pública de pymes y pequeños proveedores, que no disponen de los medios necesarios para hacer frente a los requerimientos de documentación y procedimentales tradicionales.

Es por eso por lo que una correcta planificación de las licitaciones es importante para facilitar a todos los potenciales interesados la elaboración de ofertas competitivas, así como la planificación de sus recursos, de manera que tengan tiempo de hacer las inversiones necesarias.

El objetivo de minimizar estas barreras es ampliar el abanico de proveedores con los que trabaja el IMI y abrir, así, la compra pública al ecosistema de empresas y profesionales locales, con talento y ayudando a fortalecerlo y hacerlo crecer.

Transparencia

Facilitar el acceso a proveedores y ciudadanos a información precisa y actualizada en torno a los contratos del ámbito de las TIC del Ayuntamiento, hacer más visibles los procesos de contratación pública y aumentar la transparencia tiene efectos muy positivos en relación con la apertura y accesibilidad de estos procedimientos:

De cara a los ciudadanos, pueden saber cómo se gasta su dinero y con qué criterio, así como los resultados y objetivos alcanzados como resultado de los contratos ya ejecutados.
De cara a los proveedores, pueden acceder en un único punto a toda la información asociada a la contratación municipal (planificación, contratación, criterios y medidas de valoración, posicionamiento estratégico del Ayuntamiento, etcétera) con el fin de hacerla más accesible y facilitar su planificación de recursos.

Beneficios esperados

El objetivo de este nuevo modelo de relación es el fomento de procedimientos de contratación más participativos, accesibles, ágiles y flexibles, con los siguientes objetivos:

Reducir los plazos y costes administrativos asociados a los procedimientos de licitación haciéndolos más accesibles a nuevos proveedores, especialmente las pequeñas y medianas empresas de ámbito local, que son las que conforman el cuerpo central del tejido económico.
Hacer más visibles los procesos de contratación pública, y aumentar la transparencia, para hacerlos más accesibles e informar a los ciudadanos de cómo se invierten los recursos públicos y con qué criterio, así como de los resultados y objetivos alcanzados.
Facilitar y favorecer la adquisición de productos y servicios innovadores, alineados con los objetivos estratégicos del Ayuntamiento con respecto a las TIC (soberanía tecnológica, uso de estándares abiertos, etcétera) y que incorporen las últimas soluciones existentes en el mercado.

Modelo de gestión de los datos

Seguridad y ética de los datos

El volumen de datos generados en la actualidad ofrece una serie de oportunidades inmejorables, pero también plantea nuevos retos y riesgos asociados a su seguridad. El Ayuntamiento debe velar por la seguridad de los datos de los ciudadanos y de la ciudad protegiendo la confidencialidad y la integridad y garantizando la calidad añadiendo mecanismos adecuados.

Uno de los retos surgidos de este nuevo modelo es el equilibrio entre las políticas de apertura y el uso de los datos y la privacidad de los ciudadanos. La publicación de datos debe hacerse siempre teniendo presente que la privacidad de los ciudadanos se mantendrá inalterada, incluso teniendo en cuenta la superposición de diversas fuentes de datos.

El ciclo de vida de los datos debe garantizar que en todas sus fases se desarrollen con una ética respetuosa con los ciudadanos; desde cómo se generan, se almacenan y se comparten los datos, hasta los tratamientos y finalidades para los que se utilizan.

Datos abiertos

La apertura de datos del sector público (open public data) es un movimiento impulsado por las administraciones con el objetivo de aprovechar al máximo los recursos públicos disponibles y las actuales capacidades tecnológicas, exponiendo la información generada o custodiada por organismos públicos y permitiendo el acceso y su reutilización para el beneficio de cualquier persona o entidad interesada.

Esta información pública, de gran valor potencial, puede ser relativa a cualquier tema y de cualquier tipo (documentos pictográficos, datos estadísticos, resultados de estudios o análisis, información sobre los servicios públicos, etcétera). Empresas, investigadores, otras instituciones públicas o la ciudadanía en general podrán hacer uso de los recursos de información con cualquier finalidad, maximizando las posibilidades económicas y sociales que ofrece este proyecto: fomento de la transparencia en la gestión, mejora de los servicios a la ciudadanía, generación de actividades de negocio e impacto social, buscando la eficiencia en la gobernanza.

Por ejemplo, compartir los datos asociados a movilidad puede facilitar la creación de redes de transporte públicas más inteligentes, que generen menos congestión, mejor movilidad para todos los ciudadanos y las ciudadanas y costes más bajos de energía.

En una ciudad democrática, los ciudadanos y las ciudadanas tienen que poder utilizar un patrimonio común de conocimientos y contribuir a él; además, la participación activa de la ciudadanía puede contribuir a la resolución de los retos de la ciudad.

Beneficios esperados del nuevo modelo de gestión de datos

El objetivo de este nuevo modelo de gestión de datos es poner en valor los datos y la infraestructura de información pública de la ciudad y garantizar, como condición indispensable, la privacidad y el uso responsable de los datos asociados a los ciudadanos y al uso de los servicios públicos municipales.

Un nuevo modelo de gestión de los datos que se generan como resultado del funcionamiento de servicios, de aplicaciones y del ejercicio de las competencias municipales.

El objetivo es disponer de una infraestructura de datos pública y abierta para desarrollar aplicaciones innovadoras data driven para tener un mejor acceso a los servicios públicos y una mejor calidad de vida garantizando, al mismo tiempo, la soberanía de los datos a los ciudadanos.

Beneficios esperados del uso de metodologías ágiles

El uso de metodologías ágiles aporta una serie de ventajas en relación con las metodologías tradicionales, especialmente en el ámbito de la prestación de servicios digitales. Concretamente, las siguientes:

Poner más el foco en el usuario final, puesto que lo hace partícipe en todo el proceso de diseño, construcción y mantenimiento de las aplicaciones y servicios.
Ser más flexible y entregar más valor. Incrementar la flexibilidad en las condiciones de ejecución y favorecer un mejor ajuste entre requerimientos y necesidades reales.
Facilitar y favorecer la adquisición de productos y servicios innovadores, que incorporen las últimas soluciones existentes en el mercado.
Acortar el tiempo de desarrollo. Implementar la mejora continua. Sistematizar la mejora continua basada en ciclos cortos de inspección y adaptación.
Transformar la cultura organizativa. Poner énfasis en la colaboración y la transparencia.

Nueva metodología de desarrollo

Las nuevas herramientas y tecnologías permiten romper con el ciclo de vida clásico de construcción de sistemas estructurado en un conjunto de fases muy cerradas y de alcance muy concreto: definición de requerimientos, diseño funcional, diseño técnico, construcción, pruebas, pruebas de usuario, paso a producción y mantenimiento.

Esta ruptura se traduce en una reducción de plazos muy importante entre los requerimientos y el despliegue (paso a producción). Las metodologías ágiles, en general, aprovechan esta reducción para construir aplicaciones de una manera más eficiente, más segura, más atractiva y más focalizada en las necesidades del usuario final.

Beneficios esperados del uso de metodologías ágiles

Poner más el foco en el usuario final, puesto que lo hace partícipe en todo el proceso de diseño, construcción y mantenimiento de las aplicaciones y servicios.
Ser más flexible y entregar más valor. Incrementar la flexibilidad en las condiciones de ejecución y favorecer un mejor ajuste entre requerimientos y necesidades reales.
Facilitar y favorecer la adquisición de productos y servicios innovadores, que incorporen las últimas soluciones existentes en el mercado.
Acortar el tiempo de desarrollo. Implementar la mejora continua. Sistematizar la mejora continua basada en ciclos cortos de inspección y adaptación.
Transformar la cultura organizativa. Poner énfasis en la colaboración y la transparencia.

Soberanía tecnológica

La dinámica actual de abastecimiento de servicios TIC, basada, en gran parte, en la contratación externa y el uso de software propietario, ha llevado a una cierta dependencia de los proveedores TIC por parte del Ayuntamiento de Barcelona. Esta dependencia tiene ciertos efectos no deseados con respecto al coste de la adquisición y uso de los sistemas de información y de la capacidad de la Administración para mantenerlo y hacerlo evolucionar. Con el objetivo de revertir esta situación, se están emprendiendo una serie de actuaciones:

Fomentar el uso prioritario de software libre, arquitectura y estándares abiertos para ayudar a romper la dependencia y el vendor lock-in de los proveedores, avanzando hacia la soberanía tecnológica del Ayuntamiento. Asimismo, se pretende fomentar e intensificar la creación de soluciones de manera colaborativa contando con comunidades de usuarios y otras administraciones.

Además, esta soberanía tecnológica, promovida con estándares abiertos, tiene que ser una herramienta para el bien común, que genere nueva economía, enriquezca el sector TIC local y facilite, también, compartir conocimiento entre diferentes ciudades.

Definir nuevos marcos contractuales que tengan en cuenta la capacitación y formación necesarias de los técnicos municipales implicados en los proyectos de diseño y desarrollo de software con la finalidad de minimizar la dependencia hacia terceros para la gestión de los servicios municipales.

Beneficios esperados

El objetivo es hacer uso preferente del software libre, de arquitectura y estándares abiertos, así como dotar al Ayuntamiento de los perfiles y capacidades necesarias para recuperar el conocimiento de los servicios de TIC vinculados a la gestión de la ciudad y el gobierno de los servicios digitales. Con ello se pretende adquirir una soberanía tecnológica que permita dejar este conocimiento como legado para la propia ciudad. Además, se derivan otros beneficios, como los siguientes:

Facilitar la reutilización de sistemas y soluciones y mejorar la eficiencia de la contratación de productos y servicios informáticos.
Reducir los costes asociados a la prestación y adquisición de servicios y productos TIC a medio y largo plazo.
Garantizar la interoperabilidad entre las administraciones y entre los diferentes servicios digitales del Ayuntamiento.
No obligar a los ciudadanos a utilizar soluciones tecnológicas de proveedores específicos.
Garantizar la soberanía tecnológica y la independencia de proveedores específicos (evitar el vendor lock-in) y la capacidad de establecer políticas propias y transparentes con respecto a actualizaciones, seguridad y gestión de incidencias.
Mejorar la capacidad de adaptar y extender los sistemas digitales del Ayuntamiento a medida que las necesidades evolucionan y garantizar su sostenibilidad a largo plazo.

Aplicabilidad de las medidas en la compra de TIC

Para facilitar la aplicabilidad de las medidas estratégicas del Ayuntamiento y del IMI que se han descrito en esta misma guía en los futuros contratos vinculados a servicios TIC, se relacionan en el anexo una serie de criterios o condiciones que se pueden incorporar a los pliegos (técnicos y administrativos) en función del alcance y el objeto del contrato:

La incorporación de estos elementos en un proceso de compra pública se puede articular por diferentes vías, que se recogen brevemente a continuación.

Incorporación como criterio de solvencia. De cara a facilitar la concurrencia del máximo número de proveedores en el proceso de licitación, los criterios tienen que ser proporcionados (no excesivamente restrictivos).

El objetivo es garantizar que las empresas que participen tengan una solvencia económica y técnica que aporte unas garantías suficientes con respecto a su capacidad de ejecutar el contrato.

Incorporación como criterio de adjudicación. La incorporación como criterio de adjudicación permite poner en valor aquellas ofertas o soluciones que mejor se ajusten a la estrategia municipal. Hay que tener en cuenta, por lo tanto, que los elementos que se incorporen como criterio de adjudicación son de cumplimiento opcional, ya que se trata de elementos valorativos.

Incorporación como condición de ejecución. La incorporación como condición de ejecución implica una obligación por parte del adjudicatario en la ejecución de los trabajos objeto del contrato; por lo tanto, su inclusión en este bloque pretende garantizar que los trabajos se llevan a cabo bajo las condiciones y garantías necesarias de acuerdo con la estrategia municipal con respecto a los servicios TIC.