La sociedad exige administraciones más democráticas, transparentes y participativas. Un elemento clave de las políticas de transparencia y buen gobierno es facilitar el acceso de los ciudadanos a la documentación que custodian y gestionan los archivos públicos.

Dependencias del Archivo Municipal del Distrito del Eixample.
Foto: Carme Garcia Navarro

En el siglo XXI los archivos se han convertido, más que nunca, en sinónimo y esencia de la memoria y los derechos de las personas y los pueblos. A lo largo de la historia los archivos se habían movido entre los límites de la investigación histórica y el arsenal de pruebas documentales de la Administración, pero el cambio de siglo trajo un cambio real en las estructuras sociales y en la manera de concebir la vida, un cambio al que los archivos no han sido ajenos, con una democratización de la memoria más inclusiva y participativa y con una contribución real al acceso a la información como elemento clave de las políticas de transparencia y buen gobierno.

Actualmente la sociedad exige administraciones más democráticas, transparentes y participativas, habida cuenta de la desconfianza ante los gobernantes y los múltiples escándalos financieros. Ello comporta disponer de información veraz y sistemas de gestión documental que permitan acceder fácilmente a las fuentes primarias, ahora sin reservas ni rincones ocultos.

La normativa allana el camino

En los últimos años parece que los vientos son favorables a las políticas de transparencia y acceso a la información en la mayoría de los países del mundo, como lo demuestra que se hayan adoptado leyes y procedimientos para defender e impulsar el derecho ciudadano a controlar las actuaciones de los gobiernos y, naturalmente, a conocer cómo gastan los impuestos.

Sala de consulta general del Archivo Histórico de la Ciudad.
Foto: Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona

Las recientes leyes de transparencia, acceso a la información y buen gobierno, promulgadas en el ámbito catalán y en el marco estatal español, establecen los requisitos legales mínimos a cumplir para asegurar una gestión pública honesta. Ambas leyes tienen una estructura parecida y regulan una amplia relación de materias o ámbitos de incidencia del derecho de acceso de las personas a la información y la documentación pública, aunque son de especial relevancia los aspectos relacionados con la publicidad activa y el acceso a la información solicitada por los ciudadanos.

Concretamente, la Ley 19/2014 de Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno de Cataluña recuerda en diferentes puntos de su articulado la obligatoriedad de que los entes públicos establezcan sistemas integrados de gestión de documentos, información y datos que permitan la interoperabilidad entre administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

En el ámbito municipal fue significativa la aprobación –incluso antes de que entrara en vigor ninguna de las leyes citadas– del Reglamento de acceso a la documentación municipal del Ayuntamiento de Barcelona (2014), que garantiza el derecho de los ciudadanos a la consulta de la documentación pública de toda la Administración municipal. Además, hace compatible el derecho de acceso a la información con otros derechos o intereses de las personas físicas que se tienen que preservar. El reglamento es también actual, ya que menciona explícitamente que los ciudadanos tienen reconocido el derecho de acceder a los documentos de un expediente en trámite y, de acuerdo con la legislación estatal y autonómica, ya no es necesario que se personen en el asunto en calidad de interesados. Además, no se obliga al ciudadano a saber si el expediente está en trámite en las dependencias municipales o custodiado en un archivo.

Por una buena gestión documental

Trabajo con documentos en el Archivo Municipal Contemporáneo.
Foto: Carme Garcia Navarro

En este nuevo escenario es esencial constatar que solo con un sistema de gestión de documentos se pueden incrementar la rentabilidad y la eficacia de la información que se suministra, ya que no resulta necesario reelaborar los recursos de información como en otras plataformas. Los datos reales que se harán accesibles se encuentran en los expedientes y documentos custodiados en repositorios seguros, con valor de auténticos y fiables. El sistema de gestión de documentos proporciona información para la transparencia con una visión integradora y práctica.

El objeto sobre el que el sistema de gestión de documentos tiene que operar no son ya solo los documentos o expedientes en un sentido tradicional. Ahora las funciones de captura, registro, clasificación, descripción, conservación o destrucción deben aplicarse también a cualquier otro recurso de información, como por ejemplo bases de datos, contenidos web y otros activos incluidos en los sistemas de información.

Hoy en día, como requisito de transparencia y eficacia administrativa, las administraciones públicas deben trabajar con modelos y estándares de sistemas de gestión para facilitar las operaciones de control de los documentos desde el mismo momento en que se crean y durante todo su ciclo de vida. Estas pautas de gestión son indispensables para transmitir la información de modo seguro y controlado, en el marco de la administración electrónica, con las plataformas digitales que aseguran la disponibilidad y el control de los documentos y sus contenidos.

El Archivo Municipal de Barcelona trabaja con un modelo integrado para gestionar, recuperar y tratar de forma homogénea los archivos electrónicos almacenados en una plataforma digital, un sistema pensado para facilitar su conservación y el acceso seguro a ellos.

La aportación profesional de los archiveros

Hay diversas maneras de considerar la regulación del acceso a la documentación o información, ya que no es algo exclusivo de un colectivo de la Administración pública. En la mayoría de los casos estamos llamados a entendernos los juristas, los administrativistas, los tecnólogos y los archiveros.

Fundamentalmente, la identificación y la evaluación de las series documentales sigue siendo una aportación imprescindible de la archivística, disciplina que está en la base de las propuestas que se realizan en las comisiones encargadas de aprobar los criterios de acceso y seguridad a las series documentales. Este aspecto está muy regulado en el ámbito autonómico catalán y en el del Ayuntamiento de Barcelona, que a partir de las nuevas funciones de las respectivas comisiones de Acceso, Evaluación y Selección Documental da un paso definitivo incorporando los principios, los supuestos y la metodología necesarios para determinar el régimen de acceso a los documentos.

Cuando antes nadie se mostraba preocupado por el acceso a la documentación o hablaba poco al respecto, parece que los archiveros sí que empezábamos a tomar conciencia de la magnitud del tema y entendíamos que era nuestra responsabilidad articular procedimientos y garantías para facilitar su consulta; al menos en lo referente a los archivos situados bajo nuestra custodia y responsabilidad. De hecho, en nuestro país, la Ley de procedimiento administrativo anterior (artículo 37 de la Ley 30/1992) solo menciona el acceso cuando se refiere a archivos y registros, y condicionado a una serie de supuestos muy restrictivos, como el de ser parte interesada en los asuntos correspondientes o encontrar cerrado el expediente.

El camino es largo pero comenzamos a andarlo

Actualmente el Ayuntamiento de Barcelona trabaja en una serie de líneas para dar a los ciudadanos más acceso a los asuntos públicos y participación en su gestión. Los proyectos de transparencia y rendición de cuentas (con el portal de Transparencia, el Buzón ético y la Oficina para la Transparencia y las Buenas Prácticas, entre otras medidas) son algunas de las actuaciones puestas en marcha con este objetivo.

Paralelamente ha creado el Consejo Asesor para la Transparencia para realizar el seguimiento y debate de las políticas de transparencia de la corporación. El consejo está formado por representantes de la acción ciudadana y de los departamentos municipales implicados, entre los que se ha incluido como miembro al director del Archivo Municipal.

El acceso libre a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de la ciudadanía y mejora la calidad de vida (Declaración Universal sobre los Archivos de la Unesco, 2010).